Hvorfor holde møde?

møde4Jeg synes, at jeg lidt for ofte sidder til møder som i bedste fald er spild af tid. Ikke fordi, at mødet ikke kan have en berettigelse, det er mere fordi, jeg lidt for ofte finder strukturen eller formen for møderne meget låste, hvorved det ofte medfører et for ringe udbytte for den enkelte deltager. Derfor har jeg brugt lidt tid på at undersøge “det gode møde” som begreb.

Hvert eneste evige år bliver spilder folkeskolen (og sikkert også andre inst./firmaer) oceaner af energi og nok så vigtigt penge på uproduktive møder. Hvis man tænker lidt over formålet med møderne, så er det egentlig relativt let at opstille 10 grunde til aldrig at holde et møde igen – det er straks lidt sværere at opstille nogle konstruktive punkter til brug for det tilfælde, at man ikke helt kan afskaffe møderne

1. Møder er meget lidt produktive

Min påstand er, at alle møder uden undtagelse er stilstand, det er kun handling, som er fremdrift. Når man holder møde, så står alt i processen stille. Min erfaring er, at man ret ofte vil få langt mere værdifuld information til gavn for processen eller organisationen, hvis man i stedet handler på de konkrete projekter, end hvis man blot taler om dem.

2. Gode møder kræver forberedelse, som ingen laver
Nu skal jeg heller ikke gøre mig selv bedre end tilfældet er. Alt for ofte møder mange uforberedte op til et møde, dermed spilder de ret beset hinandens tid – imens det virkelige projekt står stille.

3. Møder er et stort tidsspilde
Har du nogensinde tænkt over, at lægger man timerne sammen (hvad man altid bør gøre), så er et møde på én time for otte mennesker i virkeligheden en hel arbejdsdag for organisationen? Når man holder møde, så veksler man altså otte timers produktivitet med én times møde. Gad vide om det er tiden værd?

4. Møder er ofte unødvendige
Foruden at være et stort tidsspilde, så er alt for mange møde desuden unødvendige. Mange gange mødes man, ’fordi det er fredag’. Når møder begynder at tage navn efter den dag, de afholdes, så skal mødet aflives på stedet. Årsag: Man taler kun om fredagsmøder, hvis ingen grundlæggende ved, hvorfor de mødes.

5. Møder udvider sig aldrig
Hvornår er du sidst gået fra et møde efter 17 minutter, selvom det i din kalender var indkaldt til at vare en time? Min påstand er, at det er nok aldrig sket. Dette fænomen kalder man også Parkinsons lov, kort fortalt går det ud på, ’at dit møde udvider sig til at passe til netop den tid, der er sat af til det’. Det betyder, at hvis et møde er indkaldt til at vare en time, så varer det netop en time, uanset at substansen blev afklaret på 17 minutter.

6. Møder er afbrydelser
Når folk skal deltage i møder, så afbryder man dem ofte midt i andre opgaver eller processer. Mange undersøgelser af workflow viser, at det tager mellem 5 og 45 minutter at komme tilbage til en opgave på samme niveau, som man var, da man forlod den. Man spilder altså tid både under og efter mødet – tankevækkende.

7. Møder er gætværk
Der findes et godt udtryk, der hedder ’planning is guessing’. Når man begiver sig i kast med et projekt, så har man i sidste ende ingen anelse om alle de udfordringer, ændringer og overraskelser, som vil støde til projektet undervejs, mens man forsøger at føre projektet ud i livet. Det betyder på ingen måde, at man skal undlade at holde møder om projektet – det blot betyder, at der skal handles i den virkelige verden for at blive klogere og korrigere kursen i stedet for at sidde til møder og gætte på, hvad der kommer til at ske.

8. Mødedeltagere er ufokuserede
Loven om ufokuserede mødedeltagere lyder:

’Jo flere mødedeltagere du indkalder, des større er risikoen for, at der sidder en fuldstændig afsporet person og taler om, hvor klog hans kat er’.

9. Møder har ofte upræcise og mangelfulde dagsordener
Hvor tit har man ikke siddet til et møde, hvor dagsordenen har været meget upræcise eller måske helt fraværende? Det er vigtigt at holde sig for øje, at upræcise eller helt fraværende dagsordener skaber et upræcist eller helt fraværende produkt.

10. Møder sluger tid på begge sider
Ud over at spilde tid på at komme ind i opgaver efter mødet så er næsten alle møder behæftet med overflødige opvarmningsritualer eller nødvendige onder – både før og efter.

  • Brygge kaffe
  • Købe morgenbrød
  • Dække bord
  • Rydde af
  • Tale med folk på gangen
  • Hente et glas vand
  • Transport til og fra
  • Lytte forundret til historie om potentiel meget klog kat.

Hvad så hvis man alligevel er nødt til at holde møde? Måske skal man til at tænke lidt mere over mødestrukturen. I virkeligheden kan man med få virkemidler forøge produktiviten af møderne ganske betragteligt, tror jeg. For at være helt ærlig, så har jeg ikke det helt store belæg for mine ideer. Alligevel har jeg tænkt mig at prøve nogle af dem af i praksis.

1. Afskaf alle faste møder
Medmindre de tjener et krystalklart formål, der er direkte knyttet til dine væsentligste arbejdsopgaver, så kæmp for at få fjernet faste møder.

2. Hold møder stående
Der er lavet mange eksperimenter med stående møder. Typisk sker der to ting. Mødedeltagerne er mere fokuserede, og mødet tager kortere tid.

3. Mål møders kvalitet med, hvor meget handling de skaber
Lakmusprøven for et godt møde er, hvor meget handling, fremdrift og udvikling det skaber på væsentlige udfordringer og projekter.

4. Inviter så få mennesker som muligt
Jo flere mennesker du inviterer, des sværere er det at træffe beslutninger og skabe fremdrift.

5. Hav en klart formuleret dagsorden
Og sørg for, at deltagerne har den i god tid.

6. Hav en ansvarlig for mødet
Hvis andet ikke er oplyst, så skab en kultur, hvor den ansvarlige for indkaldelsen skal stå for alt vedrørende mødet – også det praktiske.

7. Hold fokus på beslutningerne
Det vigtigste ved møder er, hvad der kommer ud af dem. Træf beslutninger. Hold fokus på dem. Hold hinanden ansvarlige for dem.

Advertisements

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s